وضعیت: بسته
شماره سند:RFP069804108
تاریخ انتشار: 1398/04/16
مهلت ارسال پیشنهاد: 1398/05/30
فرصتها: براساس پیشنهادها قابل مذاکره خواهد بود.
تماس : ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۶۳ – ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۴۳
ارسال پروپوزالها: https://ghazal.inif.ir/grant
مدیریت اسناد و مدارک در یک سازمان، همواره از اهمیت خاصی برخوردار بوده و گاه چالشهایی را در سازمان به همراه داشته است. بهعنوان نمونه جستجو در محتوای اسناد و مدارک بایگانیشده، دسترسی به آخرین نسخه اسناد موجود، جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز به اسناد طبقهبندیشده، دسترسی آسان، سریع و متمرکز به اسناد و مدارک و … همواره بهعنوان چالشهایی سازمان را تحت تأثیر قرار داده است. این امر بهویژه زمانی که با یک هلدینگ متشکل از چندین زیرمجموعه روبهرو باشیم که هر یک دارای سبک نگهداری اسناد و مدارک مختص به خود است، از حساسیت بیشتری برخوردار خواهد بود. امروزه با گرایش روزافزون سازمانها به استفاده از ابزارهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی، راهکارهای مدرنی در رابطه با رفع این چالشها طراحی و پیادهسازی شده است که با عنوان کلی سامانه کنترل یا مدیریت اسناد و مدارک از آن یاد میشود. هر یک از این سامانهها دارای ویژگیهای خاص خود هستند و بعضاً برخی راهکارها را در جهت رفع چالشهای یادشده، ارائه میدهند. (مانند ثبت محتوای خلاصه شده هر سند یا مشخصاتی که سند بر اساس آن قابل جستجو باشد.) مشکلی که در این زمینه وجود دارد این است که گاه اپراتور ثبت کننده سند، دانش فنی لازم جهت خلاصهسازی یا ایندکس کردن سند را ندارد، همچنین در خصوص حجم بالای اسنادی که از گذشته وجود دارند، این راهکار امری زمانبر و مستعد خطاهای بسیار میباشد. سامانه کنترل اسناد و مدارک معمولاً با هدف متمرکز نمودن، ایجاد، مشاهده، مدیریت دسترسی و جستجوی اسناد در سازمان پیادهسازی میشود و دسترسی سریع، آسان و کنترلشده به اسناد را در سازمان فراهم مینماید. بدین ترتیب اسناد بهصورت امن و با اطمینان از بهروز بودن آنها در اختیار افراد مجاز قرار میگیرد و سابقه مشاهده اسناد، ویرایش آنها و سوابق بهروزرسانی همواره در دسترس خواهد بود. موارد زیر برخی از مزایای استفاده از DCC در سازمان را بیان میکند:
در برخی از کشورها برای اشتراک اسناد سازمان با مشتریان و همکاران بیرونی، از سامانههای الکترونیک استفاده میشود که بیشتر با عنوان اتاق مجازی ایمن اطلاعات (Secure Virtual Data Room) از آن یاد میشود، با استفاده از این سامانهها میتوان مستندات سازمان را به صورتی کاملاً ایمن و با دسترسیهای تعیینشده با طرفهای بیرونی به اشتراک گذاشت. یکی از ابزارهایی که میتواند در زمینه رفع مشکلات ذکرشده نقش مؤثری ایفا نماید، Optical Character Recognition) OCR) میباشد. در این زمینه در سالهای اخیر با توجه به پیشرفت شرکتهای فارسیزبان، رفع مشکلات موجود در زمینه جستوجوی محتوای اسناد، با بهکارگیری صحیح این ابزار، دور از ذهن نخواهد بود. در هلدینگ متقاضی، در حال حاضر مدیریت اسناد و مدارک سازمان به روشهای سنتی و آرشیو آنها بهصورت کاغذی میباشد، بنابراین جستجو در محتوای اسناد بسیار زمانبر و نیازمند دسترسی به فایل فیزیکی و مستعد خطا میباشد.
در یک هلدینگ نیروگاهی تولید برق که دارای 6 نیروگاه زیرمجموعه میباشد، تعداد متنابهی اسناد و مدارک وجود دارد که دارای تنوع فراوانی به لحاظ دستهبندی، سایز، نوع محتوا، زبان مورداستفاده (فارسی و انگلیسی) و … میباشد. تعدادی از این اسناد در حال حاضر اسکن شده و تعداد بسیاری بهصورت کاغذی موجود میباشد. آمار تقریبی اسناد موجود به شرح زیر است:
یکی از بخشهای مهم در استقرار این سامانه، مسئله اسکن مدارک موجود میباشد و بخش مهم دیگر، امکان تشخیص محتوای اسناد و مدارک و جستجو در آنها میباشد. لازم به ذکر اینکه ابزار و سختافزار لازم جهت اسکنکردن اسناد فوق در هلدینگ متقاضی و شرکتهای زیرمجموعه آن وجود ندارد و سازمان قصد برونسپاری اسکن اسناد را در قالب راهکار پیشنهادی دارد.
علاوه بر اسناد کاغذی موجود، سیستمها و نرمافزارهایی نیز بهصورت جزیرهای در سازمان وجود دارد که برخی اسناد و مدارک در آنها ذخیره و نگهداری میگردد، مانند سامانه مدیریت دانش، اتوماسیون اداری و … که با توجه به تعدد شرکتهای زیرمجموعه و عدم وجود یک بستر متمرکز جهت نگهداری این اسناد، مانیتور کردن آنها و دسترسی به اطلاعات لازم در هلدینگ با چالشهای زیادی روبهروست.
یکی از مهمترین چالشها در مسئله حاضر، مبحث OCR فارسی میباشد که برای سازمان متقاضی بسیار مهم و درصد دقت و صحت بالایی در آن مدنظر میباشد، چراکه در صورت عدم پوشش مناسب این چالش، یکی از اصلیترین اهداف سامانه موردنظر که جستجو در محتوای اسناد و مدارک میباشد، دستیافتنی نخواهد بود.
لازم به ذکر است که تهیه سرورها و پهنای باند لازم جهت پیادهسازی راهکار به عهده متقاضی میباشد و ارائهدهنده راهکار در این زمینه نقش مشاور را ایفا مینماید، همچنین در خصوص سختافزار لازم جهت اسکن مدارک، تهیه سختافزار و بهتبع مالکیت آن با ارائهدهنده راهکار میباشد.
نمودار زیر نشاندهنده تمایل شرکت متقاضی به پیادهسازی سامانه کنترل اسناد و مدارک میباشد:
با توجه به موارد مطرحشده، این سازمان نیازمند راهکاری است که علاوه بر ایجاد پایگاه داده متمرکزی از اسناد و مدارک سازمان، امکان جستوجو در محتوای آن را نیز فراهم آورد و همچنین الکترونیک شدن آرشیو اسناد کاغذی موجود را نیز در برگیرد.
بر اساس پیشنهادها قابل مذاکره میباشد.
تمامی پروپوزالها باید تا تاریخ 1398/05/30 از طریق ایمیل Proposal@boomerangtt.com ارسال گردند. ارسال اسناد پشتیبان نظیر تصویر محصول، نتایج تست، گواهی ثبت اختراع، مجوزها و تأییدیههای احتمالی، رزومه فرد یا شرکت پیشنهاددهنده در ارزیابی بهتر طرح شما مؤثر خواهد بود.