پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

 
  • language
  • language
  • ورود/عضویت

سامانه کنترل اسناد و مدارک (DCC)

سامانه کنترل اسناد و مدارک (DCC)

  • شماره درخواست: RFP069804108
  • تاریخ اعلام: 98/04/16
  • تاریخ انقضا:

فرصت ها:

براساس پیشنهاد‌ها قابل‌مذاکره خواهد بود.

میزان سرمایه گذاری:

براساس پیشنهاد‌ها قابل‌مذاکره خواهد بود.

برنامه زمان بندی:

تماس جهت اطلاعات بیشتر:

02188398563 - 02188398543

پست الکترونیک:

پیشینه مساله :

مدیریت اسناد و مدارک در یک سازمان، همواره از اهمیت خاصی برخوردار بوده و گاه چالش‌هایی را در سازمان به همراه داشته است. به‌عنوان نمونه جستجو در محتوای اسناد و مدارک بایگانی‌شده، دسترسی به آخرین نسخه اسناد موجود، جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز به اسناد طبقه‌بندی‌شده، دسترسی آسان، سریع و متمرکز به اسناد و مدارک و ... همواره به‌عنوان چالش‌هایی سازمان را تحت تأثیر قرار داده است. این امر به‌ویژه زمانی که با یک هلدینگ متشکل از چندین زیرمجموعه روبه‌رو باشیم که هر یک دارای سبک نگهداری اسناد و مدارک مختص به خود است، از حساسیت بیشتری برخوردار خواهد بود. امروزه با گرایش روزافزون سازمان‌ها به استفاده از ابزارهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی، راهکارهای مدرنی در رابطه با رفع این چالش‌ها طراحی و پیاده‌سازی شده است که با عنوان کلی سامانه کنترل یا مدیریت اسناد و مدارک از آن یاد می‌شود. هر یک از این سامانه‌ها دارای ویژگی‌های خاص خود هستند و بعضاً برخی راهکارها را در جهت رفع چالش‌های یادشده، ارائه می‌دهند. (مانند ثبت محتوای خلاصه شده هر سند یا مشخصاتی که سند بر اساس آن قابل جستجو باشد.) مشکلی که در این زمینه وجود دارد این است که گاه اپراتور ثبت کننده سند، دانش فنی لازم جهت خلاصه‌سازی یا ایندکس کردن سند را ندارد، همچنین در خصوص حجم بالای اسنادی که از گذشته وجود دارند، این راهکار امری زمان‌بر و مستعد خطاهای بسیار می‌باشد. سامانه کنترل اسناد و مدارک معمولاً با هدف متمرکز نمودن، ایجاد، مشاهده، مدیریت دسترسی و جستجوی اسناد در سازمان پیاده‌سازی می‌شود و دسترسی سریع، آسان و کنترل‌شده به اسناد را در سازمان فراهم می‌نماید. بدین ترتیب اسناد به‌صورت امن و با اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها در اختیار افراد مجاز قرار می‌گیرد و سابقه مشاهده اسناد، ویرایش آن‌ها و سوابق به‌روزرسانی همواره در دسترس خواهد بود. موارد زیر برخی از مزایای استفاده از DCC در سازمان را بیان می‌کند:
  • عدم نیاز به گردش کاغذی اسناد در سازمان
  • دسترسی مدیریت‌شده به اسناد و مدارک
  • امکان مشاهده و بررسی سوابق هر سند
  • امکان اشتراک هم‌زمان اسناد با چندین کاربر
  • امکان جستجوی سریع در اسناد و مدارک
  • عدم وجود خطای انسانی
  • دسترسی به اسناد فارغ از مکان و زمان
در برخی از کشورها برای اشتراک اسناد سازمان با مشتریان و همکاران بیرونی، از سامانه‌های الکترونیک استفاده می‌شود که بیشتر با عنوان اتاق مجازی ایمن اطلاعات (Secure Virtual Data Room) از آن یاد می‌شود، با استفاده از این سامانه‌ها می‌توان مستندات سازمان را به صورتی کاملاً ایمن و با دسترسی‌های تعیین‌شده با طرف‌های بیرونی به اشتراک گذاشت. یکی از ابزارهایی که می‌تواند در زمینه رفع مشکلات ذکرشده نقش مؤثری ایفا نماید، Optical Character Recognition (OCR) می‌باشد. در این زمینه در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت شرکت‌های فارسی‌زبان، رفع مشکلات موجود در زمینه جستجوی محتوای اسناد، با به‌کارگیری صحیح این ابزار، دور از ذهن نخواهد بود. در هلدینگ متقاضی، در حال حاضر مدیریت اسناد و مدارک سازمان به روش‌های سنتی و آرشیو آن‌ها به‌صورت کاغذی می‌باشد، بنابراین جستجو در محتوای اسناد بسیار زمان‌بر و نیازمند دسترسی به فایل فیزیکی و مستعد خطا می‌باشد.

شرح مساله :

در یک هلدینگ نیروگاهی تولید برق که دارای 6 نیروگاه زیرمجموعه می‌باشد، تعداد متنابهی اسناد و مدارک وجود دارد که دارای تنوع فراوانی به لحاظ دسته‌بندی، سایز، نوع محتوا، زبان مورداستفاده (فارسی و انگلیسی) و ... می‌باشد. تعدادی از این اسناد در حال حاضر اسکن شده و تعداد بسیاری به‌صورت کاغذی موجود می‌باشد. آمار تقریبی اسناد موجود به شرح زیر است:

سامانه کنترل اسناد و مدارک (DCC) 1

یکی از بخش‌های مهم در استقرار این سامانه، مسئله اسکن مدارک موجود می‌باشد و بخش مهم دیگر، امکان تشخیص محتوای اسناد و مدارک و جستجو در آن‌ها می‌باشد. لازم به ذکر اینکه ابزار و سخت‌افزار لازم جهت اسکن کردن اسناد فوق در هلدینگ متقاضی و شرکت‌های زیرمجموعه آن وجود ندارد و سازمان قصد برون‌سپاری اسکن اسناد را در قالب راهکار پیشنهادی دارد.

علاوه بر اسناد کاغذی موجود، سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی نیز به‌صورت جزیره‌ای در سازمان وجود دارد که برخی اسناد و مدارک در آن‌ها ذخیره و نگهداری می‌گردد، مانند سامانه مدیریت دانش، اتوماسیون اداری و ... که با توجه به تعدد شرکت‌های زیرمجموعه و عدم وجود یک بستر متمرکز جهت نگهداری این اسناد، مانیتور کردن آن‌ها و دسترسی به اطلاعات لازم در هلدینگ با چالش‌های زیادی روبه‌روست.

یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در مسئله حاضر، مبحث OCR فارسی می‌باشد که برای سازمان متقاضی بسیار مهم و درصد دقت و صحت بالایی در آن مدنظر می‌باشد، چراکه در صورت عدم پوشش مناسب این چالش، یکی از اصلی‌ترین اهداف سامانه موردنظر که جستجو در محتوای اسناد و مدارک می‌باشد، دست‌یافتنی نخواهد بود.

لازم به ذکر است که تهیه سرورها و پهنای باند لازم جهت پیاده‌سازی راهکار به عهده متقاضی می‌باشد و ارئه دهنده راهکار در این زمینه نقش مشاور را ایفا می‌نماید، همچنین در خصوص سخت‌افزار لازم جهت اسکن مدارک، تهیه سخت‌افزار و به‌تبع مالکیت آن با ارائه‌دهنده راهکار می‌باشد.

نمودار زیر نشان‌دهنده تمایل شرکت متقاضی به پیاده‌سازی سامانه کنترل اسناد و مدارک می‌باشد:

با توجه به موارد مطرح‌شده، این سازمان نیازمند راهکاری است که علاوه بر ایجاد پایگاه داده متمرکزی از اسناد و مدارک سازمان، امکان جستجو در محتوای آن را نیز فراهم آورد و همچنین الکترونیک شدن آرشیو اسناد کاغذی موجود را نیز در برگیرد.

راه‌حل‌ها و پیشنهادها باید الزامات زیر را رعایت نمایند:

  • ایجاد بانک اطلاعاتی از کلیه نامه‌ها و مدارک موجود در سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه آن به همراه پیوست‌ها شامل مدارک فنی، مالی، قرارداد، نقشه‌ها و ...
  • مدیریت اسناد و مدارک
    • امکان تشخیص محتوای اسناد (فارسی و انگلیسی) به‌منظور فراهم نمودن امکان جستجو
    • امکان ثبت تگ، یادداشت و توضیح برای اسناد و مدارک با قابلیت جستجو
    • امکان دریافت انواع فایل‌ها شامل فایل‌های متنی، تصویر، صوتی، ویدیویی و ...
    • امکان ثبت نظر به ازای هر سند
    • امکان ثبت شناسنامه به ازای هر سند
    • ثبت و نگهداری ورژن­های مختلف هر مستند
    • ثبت زمان و کاربر اضافه کننده یا ویرایش کننده سند
    • امکان تعیین تاریخ معتبر بودن اسناد
    • امکان تعیین وضعیت برای هر یک از اسناد (با قابلیت تعریف توسط مدیر سیستم)
    • امکان اتصال مستقیم به اسکنر
    • امکان مشاهده فایل‌ها در محیط برنامه (Word, Excel, PowerPoint, PDF, AutoCAD)
  • مدیریت پروژه‌ها
    • امکان تعریف پروژه‌ها در سامانه با قابلیت تخصیص اسناد و مدارک به آن
    • امکان دریافت پکیج کلیه مدارک مرتبط با یک پروژه
  • کاربران و سطوح دسترسی
    • امکان تعیین سطوح دسترسی به اسناد و مدارک بر اساس پروژه، دسته‌بندی، سند و ...
    • عدم محدودیت در تعداد کاربر
    • نگهداری لاگ استفاده کاربران از سامانه شامل زمان‌های ورود، اسناد مشاهده‌شده و ...
  • اطلاعات‌پایه و مدیریت سیستم
    • اطلاعات‌پایه داینامیک و انعطاف‌پذیر
    • امکان تعریف دسته‌بندی برای اسناد و مدارک به‌صورت درختی و در سطوح نامحدود
    • امکان تعیین حداکثر حجم فایل ورودی توسط مدیر سیستم
  • گزارش‌ها و خروجی‌ها
    • امکان جستجوی پیشرفته در اسناد و نامه‌ها بر اساس مشخصه‌های مختلف به‌صورت ساده یا ترکیبی و به زبان فارسی و انگلیسی
    • امکان انتخاب چند سند و دریافت خروجی قابل پرینت
    • خروجی Reporting بر اساس اسناد انتخابی با قابلیت Merge کردن اسناد در یک فایل
    • امکان ارائه انواع گزارش‌های آماری از اسناد و مدارک موجود در سامانه بر اساس پارامترهای مختلف به همراه خروجی قابل‌چاپ
  • استقرار و پشتیبانی
    • امکان اتصال به سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان و دریافت اطلاعات (سیستم اتوماسیون، مالی، مدیریت دانش، Microsoft Outlook و ...)
    • امکان توسعه و شخصی‌سازی سامانه بر اساس نیاز سازمان
    • رعایت اصول امنیت اطلاعات در پیاده‌سازی و استقرار راهکار
    • امکان استقرار سامانه در سرورهای مجزا در شرکت‌های زیرمجموعه و یکپارچه‌سازی اطلاعات ثبت‌شده در پایگاه داده هلدینگ
    • امکان دسترسی آنلاین به اطلاعات هلدینگ و شرکت‌های زیرمجموعه
  • مواردی که به‌عنوان امتیاز در نظر گرفته می‌شوند:
    • تشخیص محتوای دست‌نویس
    • سامانه پشتیبانی یکپارچه با نرم‌افزار (تیکتینگ)
    • ماژول راهنما
    • ماژول اخبار و اطلاعیه‌ها
    • امکان ورود دوعاملی
    • امکان دخیل کردن عامل دوم در مشاهده اسناد و مدارک تعیین‌شده توسط کاربران سیستم
    • ماژول پیام کوتاه یکپارچه با نرم‌افزار
    • گزارش ساز

راه‌کارهای غیر قابل قبول :

  • راهکارهایی که تنها امکان نگهداری اسناد را دارا باشد، اما امکان تشخیص متن در آن‌ها وجود نداشته باشد.
  • راهکارهایی که امکان تشخیص محتوا به زبان انگلیسی را دارا باشد، اما در زبان فارسی ناتوان باشد.
  • راهکارهایی که کمتر از 90 درصد امکان تشخیص صحیح محتوای فارسی را داشته باشد.
  • راهکارهایی که امکان دسترسی آنلاین به دیتا را فراهم نکند.
  • راهکارهایی که اسکن و تشخیص محتوای اسناد کاغذی موجود را در بر نمی‌گیرد.
  • راهکارهایی که قابلیت توسعه و شخصی‌سازی ندارند.

نوع همکاری مطلوب :

بر اساس پیشنهادها قابل‌مذاکره می­باشد.

ارسال پاسخ :

تمامی پروپوزال‌ها از طریق این لینک دریافت خواهد شد.

شرح مساله

فراخوان

کلیه فناوران، شرکت های دانش بنیان، دانشگاه ها، پژوهشگاه ها و سایر شخصیت های حقیقی و حقوقی فعال در این زمینه می توانند پیشنهادهای خود را از طریق سایت(روی لینک ارسال پاسخ در انتهای این صفحه کلیک کنید) یا پست الکترونیک Proposal@boomerangtt.com ارسال نمایند. همچنین به منظور کسب اطلاعات بیشتر با شماره های 02188398563 - 02188398543 تماس حاصل فرمائید.

من با قوانین بومرنگ موافق هستم