یک هلدینگ بزرگ ساختمانی در نظر دارد سامانه اطلاعاتی مدیریت مناقصات و امور قراردادهای خود را به صورت مکانیزه طراحی و پیاده‌سازی نماید. این هلدینگ برای انجام پروژه‌های ساختمانی بزرگ از تعداد زیادی پیمانکار حقیقی و حقوقی جهت واگذاری خدمات یا تأمین نیازمندی‌های کالا و مواد استفاده می‌کند. انتخاب این پیمانکاران از طریق مناقصات متعدد انجام می‌پذیرد. معمولاً فهرستی از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کالا وجود دارند که برای هر مناقصه مورد استعلام قرار می‌گیرند ولی سوابقی از این پیمانکاران در مناقصات مختلف وجود ندارد و ممکن است برخی از این پیمانکاران خارج از روال‌های مشخص شده مورد انتخاب قرار گیرند. همچنین ارزیابی مشخصی از عملکرد این پیمانکاران و تأمین‌کنندگان وجود ندارد‍ و دسترسی به سوابق این اطلاعات بسیار مشکل و زمان‌بر است. وجود سامانه یکپارچه باید این اطمینان را به وجود آورد که روال‌های مشخص شده الزاماً در سازمان پیاده می‌شود. 4-1- برخی ویژگی‌های موردنظر که باید در این سامانه اطلاعاتی وجود داشته باشد عبارت‌اند از: – مدیریت فرآیندها و گردش کارهای داخلی سازمان مرتبط با مناقصات و قراردادها – امکان تعریف سطوح و نصاب معاملات در سطح سازمان – امکان ثبت کلیه گردش کارهای مرتبط با کمیسیون معاملات و هیئت‌مدیره – امکان ثبت فهرست پیمانکاران و فروشندگان و ثبت اطلاعات و خدمات مرتبط با آن‌ها – امکان ثبت نتایج فعالیت‌ها و بازدهی پیمانکاران و فروشندگان در قالب یک سیستم امتیازی – امکان ثبت فهرست خدمات و محصولات در سیستم – ایجاد فهرست سیاه برای پیمانکاران و فروشندگان – امکان جستجو در فهرست پیمانکاران و فروشندگان و همچنین خدمات و محصولات – امکان تبدیل داده‌های قبلی کلیه قراردادهای سازمان در سیستم مذکور – امکان ثبت صورت‌وضعیت و صورت‌حساب‌های مرتبط با قراردادها – امکان تعریف سیستم شماره دهی به قراردادها، مرتبط با یک نظام تعریف‌شده – امکان ثبت یک مناقصه یا مزایده در سازمان – امکان تولید و طراحی انواع گزارشات مورد نیاز سازمان – امکان مشاهده سوابق یک پیمانکار و همچنین سوابق واگذاری یک خدمت یا محصول خریداری شده. – سامانه کاربرپسند (user friendly) باشد.