طراحی و پیاده‌سازی سامانه مدیریت مناقصات و امور قراردادها

///طراحی و پیاده‌سازی سامانه مدیریت مناقصات و امور قراردادها
11
  • هر سازمانی با توجه به نیازمندی‌های خود روش‌هایی را برای مدیریت برگزاری مناقصات و انعقاد قرارداد تعریف می‌نماید ولی استفاده از روش‌های غیرمکانیزه علاوه بر کاهش سرعت، باعث عدم شفافیت لازم می‌شود و همچنین دسترسی به سوابق اطلاعات، بسیار غیرمطمئن و وقت‌گیر خواهد بود. مکانیزه کردن فعالیت‌های سازمانی، ازجمله این فرآیندها، باعث افزایش سرعت، شفافیت و دسترسی به اطلاعات خواهد گردید. یکی از مهم‌ترین عوامل در موفقیت پروژه‌های ساختمانی انتخاب درست پیمانکاران اجرایی و همچنین تأمین مواد و تجهیزات مورد نیاز پروژه می‌باشد. از طرف دیگر لازم است که شرکت‌های ساختمانی در زمینه تأمین پیمانکاران و مواد و تجهیزات، اطلاعات مناسب در خصوص کارایی پیمانکاران و قیمت آن‌ها را داشته باشند. در اختیار داشتن اطلاعات فعالیت‌های گذشته پیمانکاران و فروشندگان به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا از تأمین‌کنندگان با سوابق مناسب استفاده نمایند. همچنین وجود سیستم‌های ارزیابی و ثبت کارایی آن‌ها باعث افزایش شفافیت و تصمیم‌گیری در آینده خواهد گردید.

هر سازمانی با توجه به نیازمندی‌های خود روش‌هایی را برای مدیریت برگزاری مناقصات و انعقاد قرارداد تعریف می‌نماید ولی استفاده از روش‌های غیرمکانیزه علاوه بر کاهش سرعت، باعث عدم شفافیت لازم می‌شود و همچنین دسترسی به سوابق اطلاعات، بسیار غیرمطمئن و وقت‌گیر خواهد بود. مکانیزه کردن فعالیت‌های سازمانی، ازجمله این فرآیندها، باعث افزایش سرعت، شفافیت و دسترسی به اطلاعات خواهد گردید. یکی از مهم‌ترین عوامل در موفقیت پروژه‌های ساختمانی انتخاب درست پیمانکاران اجرایی و همچنین تأمین مواد و تجهیزات مورد نیاز پروژه می‌باشد. از طرف دیگر لازم است که شرکت‌های ساختمانی در زمینه تأمین پیمانکاران و مواد و تجهیزات، اطلاعات مناسب در خصوص کارایی پیمانکاران و قیمت آن‌ها را داشته باشند. در اختیار داشتن اطلاعات فعالیت‌های گذشته پیمانکاران و فروشندگان به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا از تأمین‌کنندگان با سوابق مناسب استفاده نمایند. همچنین وجود سیستم‌های ارزیابی و ثبت کارایی آن‌ها باعث افزایش شفافیت و تصمیم‌گیری در آینده خواهد گردید.

یک هلدینگ بزرگ ساختمانی در نظر دارد سامانه اطلاعاتی مدیریت مناقصات و امور قراردادهای خود را به صورت مکانیزه طراحی و پیاده‌سازی نماید. این هلدینگ برای انجام پروژه‌های ساختمانی بزرگ از تعداد زیادی پیمانکار حقیقی و حقوقی جهت واگذاری خدمات یا تأمین نیازمندی‌های کالا و مواد استفاده می‌کند. انتخاب این پیمانکاران از طریق مناقصات متعدد انجام می‌پذیرد. معمولاً فهرستی از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کالا وجود دارند که برای هر مناقصه مورد استعلام قرار می‌گیرند ولی سوابقی از این پیمانکاران در مناقصات مختلف وجود ندارد و ممکن است برخی از این پیمانکاران خارج از روال‌های مشخص شده مورد انتخاب قرار گیرند. همچنین ارزیابی مشخصی از عملکرد این پیمانکاران و تأمین‌کنندگان وجود ندارد‍ و دسترسی به سوابق این اطلاعات بسیار مشکل و زمان‌بر است. وجود سامانه یکپارچه باید این اطمینان را به وجود آورد که روال‌های مشخص شده الزاماً در سازمان پیاده می‌شود. ۴-۱- برخی ویژگی‌های موردنظر که باید در این سامانه اطلاعاتی وجود داشته باشد عبارت‌اند از: – مدیریت فرآیندها و گردش کارهای داخلی سازمان مرتبط با مناقصات و قراردادها – امکان تعریف سطوح و نصاب معاملات در سطح سازمان – امکان ثبت کلیه گردش کارهای مرتبط با کمیسیون معاملات و هیئت‌مدیره – امکان ثبت فهرست پیمانکاران و فروشندگان و ثبت اطلاعات و خدمات مرتبط با آن‌ها – امکان ثبت نتایج فعالیت‌ها و بازدهی پیمانکاران و فروشندگان در قالب یک سیستم امتیازی – امکان ثبت فهرست خدمات و محصولات در سیستم – ایجاد فهرست سیاه برای پیمانکاران و فروشندگان – امکان جستجو در فهرست پیمانکاران و فروشندگان و همچنین خدمات و محصولات – امکان تبدیل داده‌های قبلی کلیه قراردادهای سازمان در سیستم مذکور – امکان ثبت صورت‌وضعیت و صورت‌حساب‌های مرتبط با قراردادها – امکان تعریف سیستم شماره دهی به قراردادها، مرتبط با یک نظام تعریف‌شده – امکان ثبت یک مناقصه یا مزایده در سازمان – امکان تولید و طراحی انواع گزارشات مورد نیاز سازمان – امکان مشاهده سوابق یک پیمانکار و همچنین سوابق واگذاری یک خدمت یا محصول خریداری شده. – سامانه کاربرپسند (user friendly) باشد.

  • نرم‌افزار یا سامانه باید مبتنی بر کارآمدترین تکنولوژی‌های توسعه نرم‌افزار و با بهره‌گیری از یک لایه مبتنی بر Web باشد.
  • بررسی و تحلیل فرآیندها مبتنی بر استانداردهای تحلیل کسب‌وکار و فرآیندها (Babok) باشد.
  • تولید نرم‌افزار یا سامانه بر اساس سیستم مدیریت پروژه چابک ازجمله اسکرام (Scrum) و امثال آن باشد.
  • در سامانه یا نرم‌افزار از معماری چهار سطحی (Database, Logic Layer, Workflow, User Interface) استفاده گردد.
  • امکان ارتباط با سایر سیستم‌ها ازجمله مالی در آن تعبیه شده باشد.
  • امکان ثبت و نگهداری اقلام آرشیوی به صورت فایل در نرم‌افزار یا سامانه تعبیه شده باشد.
  • امکان اصلاح و ویرایش در گردش کار سیستم منطبق بر نیاز کارفرما وجود داشته باشد.
  • امکان اتصال پیمانکاران و تأمین‌کنندگان به سیستم مربوطه وجود داشته باشد.
  • نرم‌افزار ویژگی‌های مطرح شده در قسمت ۴-۱ را دارا باشد.

در صورت نیاز به تولید یک نرم‌افزار سفارشی، ابتدا باید روال‌ها و وضعیت سازمان مبتنی بر روش‌های تحلیل کسب‌وکار شناسایی شود و بر این اساس فهرستی از نیازمندی‌ها (Requirement) و امکانات (Feature) شناسایی شده به تائید کارفرما رسیده شود. سپس با استفاده از روش اسکرام (Scrum) هر اسپرینت (Sprint) که حداکثر نمی‌تواند از دو هفته بیشتر باشد انتخاب گردد و محصولات حداکثر در شش اسپرینت به کارفرما تحویل شود.

  • راه‌حل‌هایی که یک سیستم مکانیزه با کمترین میزان انطباق‌پذیری با شرایط سازمان را ارائه دهند.
  • استفاده از نرم‌افزارها یا سامانه‌هایی که دارای تجارب موفق نمی‌باشند.
  • راه‌حل‌های پیشنهادی که بدون پشتیبانی و به‌روز نمایی نرم‌افزار ارائه گردد.

کلیه موارد زیر در طرح ارائه‌شده باید مشخص شوند:

  • تشریح کلیه مراحل فنی.
  • تشریح خروجی ­های حاصل از فرایند.
  • جدول زمان‌بندی و مراحل اجرای روش موردنظر.
  • هزینه­ های موردنیاز برای اجرای طرح.
  • توصیف تیم/ سازمان (رزومه علمی و اجرایی تیم یا فرد)

نوع همکاری مطلوب :

بر اساس پیشنهادها قابل مذاکره می‌­باشد.

فراخوان

کلیه فناوران، شرکت های دانش بنیان، دانشگاه ها، پژوهشگاه ها و سایر شخصیت های حقیقی و حقوقی فعال در این زمینه می توانند پیشنهادهای خود را از طریق سایت یا پست الکترونیک Proposal@boomerangtt.com ارسال نمایند. همچنین به منظور کسب اطلاعات بیشتر با شماره های ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۶۳ – ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۴۳ تماس حاصل فرمائید.

هیچ دیدگاهی موجود نیست.

نظر خود را بگذارید

Your email address will not be published.

این را به اشتراک بگذارید