استقرار سامانه برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و BPMS

///استقرار سامانه برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و BPMS

یکی از مهم‌ترین فاکتورها جهت دست‌یابی به حداکثر کارایی منابع و تأثیر کارکرد در سازمان‌های تولیدی، هماهنگی لحظه‌ای، فرآیندی و دقیق واحدهای سازمانی با یکدیگر است. بر این اساس، یکی از مهم‌ترین تحولات دهه گذشته در مدیریت سازمان‌های تولیدی متوسط و بزرگ، به وجود آمدن نگرش فرآیندگرا به‌جای نگرش وظیفهگرا از طریق نظارت بر روی فرآیندهای تجاری به‌جای نظارت بر ساختار جداگانه واحدهای سازمانی است. مهمترین ابزار پیادهسازی این نگرش در سطح سازمان ERP است که یک سیستم فرآیندمحور است.

یکی از مهم‌ترین فاکتورها جهت دست‌یابی به حداکثر کارایی منابع و تأثیر کارکرد در سازمان‌های تولیدی، هماهنگی لحظه‌ای، فرآیندی و دقیق واحدهای سازمانی با یکدیگر است. بر این اساس، یکی از مهم‌ترین تحولات دهه گذشته در مدیریت سازمان‌های تولیدی متوسط و بزرگ، به وجود آمدن نگرش فرآیندگرا به‌جای نگرش وظیفه‌گرا از طریق نظارت بر روی فرآیندهای تجاری به‌جای نظارت بر ساختار جداگانه واحدهای سازمانی است. مهم‌ترین ابزار پیاده‌سازی این نگرش در سطح سازمان ERP است که یک سیستم فرآیندمحور است. این سیستم از یک‌سو منجر به ارتقاء فرهنگ سازمانی و ایجاد روابط مشخص هر واحد سازمانی در هر فرآیند می‌شود، از سوی دیگر با ایجاد شفافیت اطلاعاتی از طریق افزایش کیفیت اطلاعات، به مدیران ارشد و میانی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی منابع سازمان را با دقت بیشتر انجام دهند، ضمناً به کمک ابزارهای نرم‌افزاری، حجم ورود اطلاعات تکراری به‌شدت کاهش می‌یابد و امکان دریافت گزارش‌های ریز و کلان برای تمامی سطوح سازمان میسر می‌گردد.

با استفاده از سیستم ERP، تمامی واحدهای سازمانی به‌صورت فرآیندی و کامل با هم مرتبط می‌شوند. به‌عنوان‌مثال، به‌محض ثبت یک سفارش در واحد فروش، مقدار مورد نیاز برای تولید به واحد تولید اطلاع داده می‌شود و بر اساس برنامه‌ریزی تولید، میزان خروج از انبار و میزان مواد اولیه مورد نیاز برای خرید مشخص می‌شود و به همین ترتیب، واحدهای مختلف در جریان اموری قرار می‌گیرند که به‌منظور تأمین سفارش باید اقدامات لازم را به انجام رسانند. از سوی دیگر، ERP، ابزاری راهبردی در اختیار مدیران است که با توجه به گزارش‌های شفاف، روشن، در لحظه و دقیق، مدیران را در تصمیم‌گیری صحیح و به‌موقع یاری می‌نماید.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (Business Process Management) یا همان BPM رویکردی است سیستماتیک به‌منظور کارا نمودن گردش کار Workflow در یک سازمان به‌نحوی‌که از قابلیت انطباق‌پذیری نسبت به تغییرات پیرامونی برخوردار باشد. هدف از استقرار سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) در یک سازمان، کاهش خطاهای انسانی ناشی از تبادل نادرست اطلاعات بین افراد و نیز سوق دادن افراد به ایفای بهینه مسئولیت‌های خود می‌باشد. برنامه‌ریزی برای چگونگی اجرای کسب‌وکار و اجرای این برنامه‌ریزی‌ها دو چیز کامل متفاوت می‌باشند. ERP و BPM درحالی‌که می‌توانند هم‌زمان فرآیندها را اجرا می‌کند و نتایج آن را بررسی می‌نماید، به بهینه‌سازی آن‌ها نیز بپردازد؛ بنابراین ترکیب این دو تکنولوژی به‌منظور دستیابی به یک سیستم جامع برای اجرای کسب‌وکار یک ضرورت را گوشزد می‌کند.

بهبود عملکرد، نشان‌دهنده ارتباط قوی بین این دو تکنولوژی است که باعث ایجاد پایگاه متمرکز ذخیره‌سازی برای کارایی فرآیند، محصول و نوآوری فرآیند می‌شود. ERP و BPM ترکیبی هستند که می‌توانند سازمان را از ابتدا تا انتها حمایت نمایند.

این شرکت متقاضی تاکنون از نرم‌افزارهای ERP استفاده کرده است، اما ازآنجایی‌که این نرم‌افزارها راه‌حلی برای بخش تولیدی ارائه نداده‌اند، کنترل جریان داده در سازمان را دچار اختلال کرده‌اند، لذا امکان نظارت درست بر اجرای فرآیندها وجود ندارد. همچنین در پیاده‌سازی نرم‌افزار موجود، شناسایی فرآیندها صورت نگرفته، بنابراین تطابق نرم‌افزار با فرآیندهای موجود به‌درستی انجام نشده است و نرم‌افزار موجود کارایی لازم در اجرای فرآیندهای سازمان را ندارد.

یک شرکت فعال در زمینه تولید نوشیدنی، با وجود استفاده از نرم‌افزار داخلی ERP نتوانسته است فرآیندهای خود را بهبود دهد. نرم‌افزار ERP موجود در این شرکت، ماژول‌های فروش و مالی، بازرگانی، انبار، BI و منابع انسانی را دارا است، اما قبل از استقرار نرم‌افزار، فرآیندهای سازمان شناسایی نشده و نیاز اصلی سازمان مشخص نشده است. به‌طوری‌که امکان کنترل و مانیتورینگ فرآیندها به‌صورت کامل وجود ندارد، لذا لازم است فرآیند بخش‌های مختلف سازمان اعم از تولیدی و ستادی شناسایی شود و بهبود یابد. این سازمان از میزان بالای فرآیند کاغذی و بوروکراسی حاکم ناراضی است و به دنبال شرایطی برای کاهش آن می‌باشد.

مشخص شدن فرآیندها و بهبود آن‌ها، طراحی فرآیندهای جدید و یکپارچه‌سازی آن برای کاهش خطاهای انسانی و افزایش چابکی سازمان از نیازهای اساسی این شرکت است. یکی از بهترین راهکارها برای این شرکت متقاضی، ارائه سیستمی برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای آن و کاهش بوروکراسی موجود است تا به کمک آن بتوان فرآیندهای سازمان را مانیتور و کنترل کرد.

در حال حاضر، عدم کنترل صحیح و پاسخگو نبودن فرآیندهای موجود، اجرای درست کارها را با تأخیر مواجه کرده و حتی تولید به‌موقع محصولات را با مشکل روبرو کرده است. از دیگر معضلات این سازمان، مقاومت سازمانی در پیاده‌سازی فرآیندها می‌باشد (مثلاً بخش مالی سازمان با توجه به مقاومت سازمانی که در اجرای نرم‌افزار دارد) تمایل به بوروکراسی قبلی و نگهداشت فرآیند سنتی دارد.

بیشترین چالش، مربوط به فرآیند تأمین کالا می‌باشد، زیرا در حال حاضر مشخص نمی‌شود که درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد تا به‌درستی کنترل گردد و نواقص مشخص شود تا کالا به‌سرعت به دست درخواست کننده برسد.

موارد مذکور چابکی سازمان را دچار اختلال کرده و سازمان به‌شدت در موارد بسیاری دچار لختی شده است. حتی در مواردی عدم تأمین مواد اولیه، موجب شده است که تولید یک محصول، تأخیری سه‌ماهه داشته باشد. این سازمان همچنین نیاز دارد بعد از شناسایی و مدل‌سازی فرآیندهای موجود، مهندسی مجدد انجام دهد و فرآیندها بهبود پیدا کنند، بنابراین این شرکت متقاضی در نظر دارد سیستم ERP مبتنی بر وب در سازمان استقرار یابد. این سیستم باید به‌خوبی فرآیندهای تولیدی را پشتیبانی نماید و همچنین برای تکمیل فرآیندهای موجود از سیستم مدیریت کسب‌وکار BPMS استفاده کند. به‌طوری‌که BPMS به‌سادگی با فرآیندهای موجود در نرم‌افزار ERP، integrate شود. از دیگر ویژگی‌های ERP مورد نیاز، امکان اتصال به سیستم‌های موجود با استفاده از web service است.

      • واحد مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید (Production Planning)

       

      • افزایش بهره‌وری در ساخت محصول از طریق تأمین مواد در زمان مناسب و کاهش توقفات خطوط تولید،
      • نگهداری حد مطلوب موجودی انبارها و کاهش هزینه‌های انبارداری، سفارش و حمل‌ونقل،
      • امکان ردیابی قطعات و محصولات در خطوط تولید،
      • ارائه گزارش مناسب تولید جهت تعیین بهای تمام‌شده واقعی محصولات و خدمات،
      • ارزیابی عملکرد و بهره‌وری دستگاه‌ها، تجهیزات کاری و پرسنل تولید،
      • برنامه‌ریزی تولید بر اساس پیش‌بینی فروش به‌صورت کاملاً سیستمی،
      • تغییر لحظه‌ای برنامه‌های تولید با توجه به تغییر در سفارش‌ها،
      • مشاهده گانت تولید به‌صورت روزانه و به تفکیک خطوط تولیدی،
      • اطلاع لحظه‌ای و دقیق تولید از موجودی مواد اولیه انبارها،
      • ارتباط فرآیندی واحد تولید با واحد کنترل کیفی، در مراحل پیش از تولید، حین تولید و پس از تولید و دریافت گزارش‌های مدیریتی از کیفیت محصولات تولیدی،
      • امکان برنامه‌ریزی تولید بر اساس سفارش‌های ثبت شده در زیرسیستم سفارش‌ها (برای تولید سفارشی)،
      • ارتباط سیستمی واحد تولید با انبار و درخواست ثبت حواله مصرف کالا و رسید محصول و رسید ضایعات به‌ازای هر برنامه تولیدی،
      • شناسایی و بالانس ایستگاه‌های خالی یا ایستگاه‌های بیش‌ازحد ظرفیت با استفاده از ظرفیت سنجی ایستگاه‌ها و امکان پیش‌بینی ظرفیت‌های خالی و محاسبه مقدار سفارش قابل پذیرش،
      • کنترل علل ایجاد توقفات ناخواسته،
      • کنترل علل ایجاد ضایعات و علل عدم تطابق کیفیت محصول باکیفیت درخواستی مشتری و دریافت گزارش‌های مدیریتی به‌صورت نمودار و گزارش به‌منظور کنترل تولید،
      • ارتباط فرآیندی واحد تولید با تدارکات و درخواست خرید کالا بر اساس محاسبات MRP در صورت کاهش موجودی مواد اولیه انبار از حد استاندارد،
      • ارتباط فرآیندی واحد تولید با نگهداری و تعمیرات و اطلاع یافتن سریع واحد نگهداری و تعمیرات از خرابی دستگاه، همچنین تغییر در برنامه تولیدی با توجه به توقف یا کاهش راندمان دستگاه به‌صورت سیستمی،
      • برنامه‌ریزی تولید به‌صورت ماهیانه، هفتگی و روزانه به‌صورت سیستمی به‌طوری‌که احتیاجات مواد، گلوگاه‌های تولید و سفارش‌های پیمانکاری توسط سیستم در نظر گرفته شود و محاسبه دقیقی انجام دهد
      • ثبت آمار تولید به‌صورت آنلاین که در همان لحظه، واحد سفارشات از تولید محصول مطلع گردد.

       

       

      • واحد نگهداری و تعمیرات

       

      • برنامه‌ریزی تعمیرات پیشگیرانه جهت کاهش توقفات ناخواسته و بدون برنامه،
      • ثبت اطلاعات هر دستگاه به‌صورت درختی از لایه دستگاه تا قطعه که امکان ثبت عملیات نگهداری و تعمیرات در سطوح مختلف دستگاه‌ها را فراهم کند
      • ثبت عملیات نگهداری اضطراری و ثبت اتوماتیک توقف ایستگاه‌های تولیدی و علل ایجاد توقف،
      • ثبت علل ایجاد خرابی‌ها و نشانه‌های خرابی و راهکارهای رفع خرابی در سیستم به‌منظور ایجاد یک Knowledge Base قوی و استفاده از آن در دوره‌های بعدی توسط متخصصین نگهداری و تعمیرات،
      • ارتباط فرآیندی و آنلاین واحد نگهداری و تعمیرات با واحد تولید به‌منظور جلوگیری تداخل برنامه‌های تولیدی با برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه،
      • ارتباط فرآیندی و آنلاین واحد نگهداری و تعمیرات با واحد منابع انسانی به‌منظور محاسبه اضافه‌کار،
      • ارتباط فرآیندی و آنلاین نگهداری و تعمیرات با اموال، به‌منظور محاسبه استهلاک عملیات تعویض و نوسازی،
      • ارتباط فرآیندی و آنلاین نگهداری و تعمیرات با واحد خرید و انبار به‌منظور تأمین قطعات موردنیاز،
      • کاهش هزینه‌های تعمیراتی و افزایش عمر مفید دستگاه‌ها و تجهیزات از طریق برنامه‌ریزی مرتب دوره‌ای،
      • کنترل مصرف قطعات و لوازم یدکی، عملکرد پرسنل تعمیراتی و هزینه‌های تعمیراتی.

       

      • مدیریت (Management)

       

      • ثبت و مدیریت انواع قراردادها،
      • بررسی وضعیت قراردادها و مدیریت چرخه قرارداد در سازمان،
      • مشاهده خلاصه عملکرد واحدها و پرسنل در داشبورد گرافیکی.

       

      • واحد کنترل کیفیت

       

      • ثبت عملیات، فرآیندها، سوابق و نتایج آزمایش‌ها و کنترل‌های انجام شده و مشاهده گزارشات متنوع،
      • برنامه‌ریزی دوره‌ای کنترل کیفی و جلوگیری از پذیرش مواد اولیه و تولید محصول معیوب و نامرغوب،
      • کاهش هزینه‌های تولید با استفاده از برنامه‌ریزی فرآیند کنترل کیفیت و انجام اقدامات مناسب،
      • دریافت گزارشات مدیریتی از تعداد QC های انجام شده و رد یا تائید به ازای هر محصول،
      • تحلیل آزمایش‌های مختلف،
      • کنترل مواد اولیه، پیش از تولید،
      • کنترل حین تولید و بازرسی و درجه‌بندی محصولات،
      • کنترل پس از تولید و بازرسی و درجه‌بندی محصولات،
      • ثبت و مدیریت آزمایشات کنترل کیفیت،
      • ایجاد ارتباط فرآیندی بین واحد کنترل کیفی با خرید، انبار و تولید،
      • استفاده از تجربیات قبلی آزمایش‌ها به‌منظور بهینه‌سازی محصولات. (به‌عنوان‌مثال، نتیجه آزمایش کنترل کیفی با فرآیندهای طراحی شده در واحد مهندسی فرآیند مقایسه شود و بهترین نتایج برای استفاده در سفارشات بعدی مورد استفاده قرار گیرد).
      • ثبت نتایج آزمایشات کنترل کیفی در تولید نمونه‌ای.

       

       

      • واحد خرید و بازرگانی

       

       

      • مدیریت درخواست‌های واحدهای مختلف جهت خرید مواد و ملزومات،
      • مدیریت و پیگیری خریدهای خارجی (واردات) در تمامی مراحل واردات،
      • بررسی، ارزیابی و رتبه‌بندی تأمین‌کنندگان با استفاده از شاخص‌های موردنیاز و ایجاد گزارش‌های و نمودارهای مدیریتی،
      • مدیریت سفارشات ساخت به پیمانکار در زنجیره تولید محصول،
      • مدیریت سفارشات خرید، روش‌های تأمین، فاکتورها و برگشتی‌ها،
      • ارتباطات بین واحد تدارکات با واحدهای انبار، مالی، فروش، تولید و کنترل کیفی به‌صورت کاملاً فرآیندی،
      • صدور دستور خرید از واحدهای مختلف به‌صورت سیستمی،
      • برنامه‌ریزی خرید و مدیریت صحیح فرآیندهای خرید و تدارکات به‌منظور جلوگیری از توقفات ناخواسته و دیرکردهای سفارشات،
      • امکان ثبت و نگهداری سوابق و اطلاعات مربوط به تأمین‌کنندگان،
      • امکان تجمیع چند سفارش به‌صورت سیستمی و اتوماتیک و خرید اقلام مورد نیاز چند برنامه تولیدی به‌صورت یکجا،
      • مطلع شدن واحد کنترل کیفی قبل از ورود کالا به انبار جهت برنامه ریزی QC کالاها، به‌محض ورود کالا به انبارها (این امر موجب می‌گردد تا نیازی به انباشت کالاها در انبار موقت وجود نداشته باشد)
      • مدیریت و کنترل فرآیند واردات،
      • امکان تقسیم‌بندی و رده‌بندی تأمین‌کنندگان بر اساس شاخص‌های مدنظر.

       

       

       

       

       

      • مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

      بازاریابی:

      • تقسیم‌بندی مشتریان،
      • برنامه‌ریزی کمپین‌های تبلیغاتی و اجرای آن‌ها،
      • پالایش اطلاعات،
      • تحلیل و گزارش‌گیری،
      • ابزارهای تعاملی فروش و بازاریابی،
      • به اشتراک‌گذاری اطلاعات.

       

      فروش:

      • دسترسی پرسنل فروش به همه اطلاعات مشتریان به‌صورت آنلاین یا آفلاین جهت مطلع شدن از سرنخ‌های فروش، فرصت‌های تجاری به‌صورت بلادرنگ،
      • مدیریت سرنخ‌های و فرصت‌های تجاری،
      • مدیریت مشتریان حقیقی و حقوقی،
      • ناحیه بندی و مدیریت آن‌ها،
      • پیش‌بینی و تحلیل فروش،
      • دسترسی آفلاین به اطلاعات و دسترسی از طریق موبایل و تبلت،
      • دسترسی سریع به محصولات، قیمت‌ها و پیش فاکتورها.

       

      خدمات پس از فروش:

      • پاسخگویی سریع به مشکلات مطرح شده توسط مشتری و بهبود توان واحد پشتیبانی از طریق ردیابی سریع مشکلات و پاسخگویی دقیق،
      • مدیریت قراردادهای مشتریان،
      • مدیریت تعاملات و مشکلات مطرح شده،
      • مدیریت بندهای قرارداد مشتریان،
      • مدیریت پایگاه دانش،
      • برنامه‌ریزی ارائه خدمات،
      • گردش کار بین تیم‌ها و گروه‌های کاری،
      • گزارش و تحلیل خدمات.

       

       

       

      • مشخصات فنی ERP

       

      • طراحی کاملاً مبتنی بر وب،
      • پشتیبانی از ساختار چند واحد عملیاتی،
      • پشتیبانی از چند ارزی،
      • پشتیبانی از چند زبانی به‌صورت هم‌زمان و برخط،
      • بهره‌گیری از ابزارهای مهندسی در توسعه سیستم شامل Workflow Engine، Report Engine
      • امکان نصب بر روی سیستم‌عامل‌های Windows و Linux
      • استفاده از الگوریتم رمزنگاری به‌منظور تأمین امنیت سیستم،
      • عدم نیاز به نصب نرم‌افزاری خاص بر روی Client ها،
      • امکان برقراری ارتباط و یکپارچه شدن با ERP موجود.

       

      • ویژگی‌های BPMS

       

      • مدل‌سازی فرآیندها، طراحی واسط کاربر (UI)، تعریف نقاط یکپارچگی (Integrations) و استقرار سیستم‌های مبتنی بر فرآیند،
      • طراحی و تغییر فرآیندها در یک محیط کاربرپسند و تحت وب،
      • امکان بهینه‌سازی فرآیند در مرحله طراحی و قبل از استقرار،
      • ارزیابی فرآیند با استفاده از داده‌های واقعی کسب‌وکار،
      • طی کردن مراحل فرآیند در محیط طراحی (Process Composer) به‌منظور اطمینان از صحت جریان کاری تعریف شده، قواعد کسب‌وکار و فرم‌های مربوطه،
      • دارای محیطی مناسب و قابل استفاده در مرحله آموزش فرآیند به کاربران نهایی،
      • دارای محیط کاربرپسند و ساده برای مدیران کسب‌وکار به‌منظور طراحی فرم‌ها در حین طراحی فرآیند و در محیط Process Composer،
      • محیط ساده و یکپارچه برای طراحی قوانین و سیاست‌های کسب‌وکار،
      • مدیریت کارهای در جریان،
      • تعامل با دیگر افراد درگیر در فرآیند،
      • ردیابی و پیگیری فرآیندهای در حال اجرا،
      • مدل‎سازی فرآیندها با استفاده از BPMN 2.0
      • موتور واحد برای اجرای فرآیندهای مبتنی بر BPEL و BPMN
      • محیط مدل‏سازی به‌صورت Desktop و Web-Based
      • پشتیبانی از انواع مؤلفه‏های مدل‎سازی فرآیند
      • Activity (Task / Sub-Process)
      • User Task, Service Task, Script Task, Rules Task, …
      • Gateways
      • Conditional splits (OR,XOR), parallel fork (AND)
      • Events
      • Start, End
      • تعریف ساختار سازمانی
      • تعریف واحدهای سازمانی سلسله مراتبی
      • تعریف نقش
      • تعریف تقویم
      • تعریف تعطیلات
      • تعریف ساعات و شیفت‏های کاری
      • مرتبط ساختن تقویم‏(های) تعریف شده با نقش‎ها یا واحدهای سازمانی
      • تعریف کاربران
      • مبتنی بر LDAP
      • نگاشت کاربران به نقش‏ها و قرار دادن آن‌ها
      • امکان تعریف ساختارهای فوق در زمان اجرا از طریق Workspace BPM،
      • آنالیز و شبیه‏سازی فرآیند به‌منظور بهبود کارایی و کاهش هزینه‏ها،
      • اجرای سناریوهای What-If
      • تنظیمات پارامترهای شبیه‏سازی
      • زمان تخمینی اجرای هر یک از فعالیت‏ها (ثابت، توزیع نرمال)
      • احتمال وقوع هر یک از مسیرهای شرطی
      • هزینه انجام هر یک از فعالیت‏ها
      • نرخ ایجاد و راه‏اندازی هر یک از فرآیندها
      • تعیین تعداد افراد تخصیص یافته به نقش‏ها
      • راه‏اندازی شبیه‏ساز
      • تحلیل نتایج شبیه‏سازی
      • یکپارچه شدن با سیستم ERP.
  • مبتنی بر وب نباشد،
  • عدم توانایی integrate شدن با نرم‌افزار موجود،
  • سرعت پایین،
  • عدم سفارشی سازی customize،
  • استقرار سیستم قبل از شناسایی فرآیندها.

نوع همکاری مطلوب :

بر اساس پیشنهادها قابل مذاکره می‌­باشد.

فراخوان

کلیه فناوران، شرکت های دانش بنیان، دانشگاه ها، پژوهشگاه ها و سایر شخصیت های حقیقی و حقوقی فعال در این زمینه می توانند پیشنهادهای خود را از طریق سایت یا پست الکترونیک Proposal@boomerangtt.com ارسال نمایند. همچنین به منظور کسب اطلاعات بیشتر با شماره های ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۶۳ – ۰۲۱۸۸۳۹۸۵۴۳ تماس حاصل فرمائید.

هیچ دیدگاهی موجود نیست.

نظر خود را بگذارید

Your email address will not be published.

این را به اشتراک بگذارید